Erstellen einer Zeitschrift mit Word 2000

Eine praktische Anleitung


Mit Word erstellt: Die Vereinszeitschrift "VTF-Post" (DIN A4, 36 Seiten)

1. Vorgeplänkel

Wer eine Vereinszeitung erstellen will und bisher mit DTP noch nie etwas am Hut hatte, steht wohl erst mal wie der sprichwörtliche Ochs' vorm Berg. Jedenfalls mir ging es so, als ich mich eines Tages vor die Aufgabe gestellt sah, für einen Verein eine Mitgliederzeitschrift zu erstellen. Das ging schon los bei der Auswahl der passenden Software. Das einzige Textverarbeitungs-Programm, das ich bis dahin aus der Praxis kannte, war Microsoft-Word. Allerdings reichten meine Kenntnisse gerade mal aus, um die Seitenränder einzustellen und die Schrift zu formatieren – zum Briefeschreiben genügte das ja auch. Ich wußte aber, daß sich unter der Menüoberfläche noch so manche gar mächt'ge Funktion verbergen mußte, die ich noch nie ausprobiert hatte. Frohen Mutes ging ich also ans Werk – und scheiterte kläglich. Resigniert verschob ich das ganze Projekt um ungefähr ein halbes Jahr.

Bei meinem zweiten Anlauf wollte ich systematischer vorgehen und fragte deshalb in einer Newsgroup zum Thema Desktop Publishing nach, ob mir jemand vielleicht ein paar Tips zum Erstellen einer Vereinszeitschrift mit Word geben kann. Allerdings wurde ich hier nicht gerade zur Verwendung ausgerechnet dieses Programms ermutigt – Word sei doch gar keine Layout-Software, es beherrsche keine Farbseparation, ... und überhaupt, Microsoft... Statt dessen wurden mir Programme genannt wie PageMaker und InDesign von Adobe, QuarkXPress, oder der Ventura Publisher von Corel. Alle diese Programme waren zwar sehr hübsch, kosteten aber auch hübsche, vierstellige Beträge und schieden damit für meinen Zweck leider aus. Schließlich stieß ich noch auf Calamus SL von "invers Software", das für ein paar Zehner vom Verlag "bhv software" vertrieben wird. Es scheint eigentlich alles zu haben, was man braucht; der Nachteil war jedoch, daß dieses Programm wohl ursprünglich für Atari-Computer entwickelt worden war, und daß die Windows-Version bloß innerhalb eines Atari-Emulators läuft, der auch meinen 1,6-GHz-Hobel nicht gerade performant erscheinen läßt (damals hatte ich allerdings noch eine 166-MHz-Gurke...) – von der nicht gerade als optimal anzusehenden Integration in die Windows-Umgebung mal ganz abgesehen (das fing schon damit an, daß man keine TrueType-Fonts verwenden kann, sondern spezielle Schriftarten teuer zukaufen muß). Außerdem erschien mir die Handhabung des Programms alles andere als "intuitiv", woran auch die von der Hersteller-Website herunterladbaren Handbücher nichts änderten.

Also besann ich mich wieder auf das "gute alte" Word, zumal ich zwischenzeitlich per Google auf einige ganz passabel aussehende Zeitschriften gestoßen war, die mit eben dieser "keinen Layout-Software" erstellt worden waren (danke, liebe Schachfreunde Hamburg!). Ich guckte mir also ab, wie man mit "Abschnitten" arbeitet, um das Spaltenlayout innerhalb des Dokuments zu ändern, oder wie man "Textfelder" benutzt, um Texte in rechteckige Kästen zu setzen. Ich experimentierte herum und stellte fest, daß Word durchaus einige rudimentäre Layout-Funktionen hat, auch wenn der Funktionsumfang natürlich nicht mit "professioneller" DTP-Software zu vergleichen ist. Zum Beispiel kann Word den Abstand der Zeilen mehrerer nebeneinanderliegender Textspalten vertikal nicht so "dehnen", daß die Spalten unten bündig sind – hier ist dann "Handarbeit" angesagt. Dasselbe gilt für Blocksatz innerhalb einer Textspalte: Wenn ein Wort so lang ist, daß nur dieses eine Wort in eine Zeile paßt, dann kann Word den Abstand der Buchstaben nicht automatisch so einstellen, daß das Wort bis zum Ende der Zeile reicht. Zu schierer Verzweiflung kann einen Word dagegen bringen, wenn eingefügte Bilder und Textkästen einfach nicht an ihrem Platz bleiben wollen, sondern sich statt dessen nach einer winzigen Änderung am ansonsten fertig layouteten Text plötzlich an den unmöglichsten Stellen auf der Seite wiederfinden. Das "Trick" ist hierbei, diese Elemente im Text auf die richtige Weise zu "verankern", wobei man jedoch auch dann nicht vor möglichen Überraschungen gefeit ist. Richtig argerlich und gewöhnungsbedürftig sind jedoch bestimmte "Eigenheiten" von Word im Zusammenhang mit "Abschnitten" und Kopf- und Fußzeilen. Man muß wissen, daß das gesamte Spalten-Layout eines Abschnittes inklusive der Kopf- und Fußzeilen im nachfolgenden (normalerweise unsichtbaren) Abschnittswechsel-Zeichen gespeichert ist, und daß es pro Abschnitt nicht mehrere unterschiedliche Kopf- bzw. Fußzeilen geben kann. Irgendwann hat man diese ganzen "Eigenheiten" raus, und dann klappt das Arbeiten damit eigentlich ganz gut. – Das heißt, wenn Word gerade mal nicht abstürzt oder in einer Endlosschleife bei 100% CPU-Auslastung hängt, so daß nur noch "Abschießen" per Taskmanager hilft, damit der Prozessorlüfter nicht nach 5 Minuten anfängt, Radau zu machen. Man sollte es sich also zur Angewohnheit machen, die Früchte seiner Arbeit möglichst regelmäßig abzuspeichern – am besten nach jedem Absatz. Aber wer viel mit Microsoft-Produkten arbeitet, der entwickelt aus einschlägiger Erfahrung heraus sowieso bald einen "Strg-S-Reflex", so daß man über das Abspeichern gar nicht mehr bewußt nachdenkt... ;-)

2. Zur Sache!

Grundsätzlich sollten für alle möglichen Textarten wie Überschriften, Unter-Überschriften, Absatz-Überschriften, Textkörper usw. Formatvorlagen erstellt werden, und diese Formatvorlagen sollten zusammen mit einigen vorbereiteten Seiten wie Inhaltsverzeichnis und Impressum in einer Dokumentvorlage gespeichert werden, auf der dann jede neue Ausgabe der Zeitschrift aufbaut. Diese Dokumentvorlage ist also das "Grundgerüst" der Zeitung, das "nur noch" mit Inhalt gefüllt zu werden braucht. Außerdem ist es ganz nützlich und erleichert die Arbeit, wenn man in dieser Dokumentvorlage noch einige Makros speichert, die man sich dann auf die Symbolleiste legt. Ich habe mir z.B. Makros gemacht zum Einfügen und Formatieren eines großen Initial-Buchstabens am Anfang eines Artikels, und ein anderes, das ich auch häufiger brauche, zum Einfügen eines rechtsbündigen Tabulators am rechten Spaltenrand.

Das folgende Beispiel bezieht sich auf eine Zeitschrift im Format DIN A4 mit farbiger Titelseite und schwarz-weißem Rest. Da die Zeitschrift im Offset-Druckverfahren bei einer Druckerei gedruckt werden soll, kann die Titelseite leider nicht in Word erstellt werden, da Word ja keine Farbseparation beherrscht. (Im Offset-Druck werden die vier CMYK-Grundfarben (Cyan, Magenta, Yellow und Black) in vier einzelnen Durchläufen auf das Papier gedruckt; zum Druck einer farbigen Seite werden daher vier separate Druckfolien benötigt.) Wenn die Zeitschrift dagegen im Digitaldruck-Verfahren erzeugt wird, dann kann ohne weiteres alles komplett in Word erstellt werden, denn diese Geräte kümmern sich – wie jeder handelsübliche Farbdrucker auch – selber um diese ganze Farbmixerei. Dies ist bei mir aber nicht der Fall, und darum erstelle ich die farbige Titelseite mit CorelDRAW 8, das es mittlerweile für ein paar Euro fuffzig (fast) überall zu kaufen gibt – meist sogar mit einem dicken Buch zusammen "gebundled". Aus Word und aus CorelDRAW heraus erzeuge ich später per Acrobat Distiller je eine PDF-Datei, die zum Schluß zu einer einzigen Datei zusammengefügt werden, und die dann so zur Druckerei geht (entweder per E-Mail oder auf CD-R). Anstelle des Distillers kann man auch das kostenlos erhältliche GhostScript (zusammen mit GSView) verwenden. Wer aber wie gesagt seine Zeitung nicht per Offset-Druck, sondern mit diesen tollen Digitalgeräten drucken läßt, die wie große Kopierer aussehen und gleich fertig gefalzte und geklammerte Hefte ausspucken, der kommt mit Word als einzigem Programm aus (falls sich die Druckerei nicht weigert, Word-Dateien anzunehmen, was durchaus der Fall sein kann, da das Layout auf anderen Word-Installationen manchmal komplett "zerschossen" aussehen kann – Word ist eben kein Layout-Programm...).

3. Eine Dokumentvorlage erstellen

3.1. Grundeinstellungen vornehmen

Also, wie fängt man nun an? Am besten, indem man erst mal Word startet, das einem daraufhin aus lauter Dankbarkeit, daß man dieses Programm trotz all seiner Macken gerne benutzen möchte, ein jungfräuliches Dokument einladend vor die Nase hält. Als erstes sollte man im Menü "Ansicht > Seitenlayout" wählen, falls die Einstellung noch auf "Normal" stehen sollte, denn nur so erhält man eine sogenannte "WYSIWYAG"-Darstellung des Dokumentes ("What You See Is What You Almost Get" = "Was du da auf dem Bildschirm siehst, entspricht so in etwa dem, was nachher hoffentlich auch gedruckt wird").

Weiterhin sollte man unter "Extras > Optionen > Ansicht" bei "Formatierungszeichen" die Option "Alle" auswählen, damit man die normalerweise unsichtbaren Absatz- und Abschnittswechsel sieht, was für das Layouten nachher enorm hilfreich ist. Außerdem sollten unter "Seiten- und Weblayoutoptionen" die Optionen "Objektanker" und "Textbegrenzungen" aktiv sein, damit man die Verankerungspunkte der Grafiken und Textfelder ("Kästen") und die gepunkteten Begrenzungslinien der Textspalten sieht:

Außerdem sollte im gleichen Fenster unter "Kompatibilität" die Option "Druckermaße für Dokumentenlayout verwenden" ausgeschaltet sein. Ansonsten kann es nämlich passieren, daß Word bei einem Wechsel des Druckers im "Drucken"-Dialog das gesamte Seiten-Layout verändert, weil das Dokument an die Seitenmaße des neu ausgewählten Druckers angepaßt wird:

3.2. Seite einrichten

Als nächstes werden die Grundeinstellungen des Dokumentes vorgenommen, das später dann als Dokumentvorlage abgespeichert wird und als Vorlage für die Zeitung dient. Dazu wählt man im Menü "Datei > Seite einrichten". Hier sollte als erstes "Gegenüberliegende Seiten" markiert werden, damit es möglich ist, die beiden bei einer aufgeschlagenen Zeitung nebeneinanderliegenden Seiten spiegelsymmetrisch zu gestalten. Die Seitenzahlen sollen sich z.B. immer außen befinden, und der innere Seitenrand (also der am Falz) soll vielleicht schmaler sein als der äußere. In meinem Beispiel sind innerer und äußerer Seitenrand jedoch gleich breit, und zwar 1,3 cm:

Da ich eine DIN-A4-Zeitschrift erstellen will, lasse ich das Papierformat auf A4 und Hochformat eingestellt und markiere nur noch im Reiter "Seitenlayout" die beiden Optionen "Gerade/ungerade anders" und "Erste Seite anders". Erst dadurch ist es möglich, für gerade und ungerade Seiten unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen zu verwenden:

3.3. Grobstruktur der Zeitschrift festlegen

Spätestens jetzt sollte man eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie die Aufteilung der Seiten innerhalb der Zeitung aussehen soll. Bei mir sieht das Ganze z.B. folgendermaßen aus:

Diese Bestandteile sind in jeder Ausgabe der Zeitung gleich und werden deshalb bereits in der Dokumentvorlage angelegt.

Das Inhaltsverzeichnis und das Impressum sollen nebeneinander zu liegen kommen und werden dazu der Einfachheit halber in Textfelder ("Kästen") geschrieben, also nicht innerhalb des normalen Textbereiches des Dokumentes. Das kommt aber später; zunächst lassen wir die ersten beiden Seiten leer und fügen lediglich zwei manuelle Seitenumbrüche in das Dokument ein (Strg+Enter). Dadurch kommen wir auf die dritte Seite mit dem Editorial. Hier kann zunächst einfach irgend ein beliebiger Dummytext eingegeben werden. Das Editorial selbst soll noch einspaltig sein, d.h. die Zeilen sollen sich über die gesamte Seitenbreite erstrecken. Die Folgeseiten nach dem Editorial sollen dann allerdings dreispaltig wie in einer Zeitung sein. Deshalb muß unmittelbar vor dem nächsten manuellen Seitenumbruch ein "Abschnittswechsel (fortlaufend)" eingefügt werden. Hierzu aus dem Menü "Einfügen > Manueller Wechsel > Fortlaufend" wählen und direkt anschließend Strg+Enter drücken. Nun sind wir auf der 4. Seite. Um diese dreispaltig zu bekommen, wählt man aus dem Menü "Format > Spalten" und nimmt die nötigen Einstellungen vor. Ich habe folgende Werte eingestellt:

Nicht wundern, daß nicht nur die Seite 4, sondern auch ein Teil der vorangehenden Seite 3 nun dreispaltig erscheint – die Einstellungen gelten eben für den gesamten Abschnitt, und der beginnt eben hinter dem letzten Abschnittswechsel auf Seite 3:

Man sollte sich vielleicht jetzt noch ein paar Zahlen ausrechnen und irgendwo notieren, die später zum Ausrichten von Bildern und Textfeldern innerhalb der Spalten ganz nützlich sein können:

So, nun sollte mal ein bißchen Dummy-Text für einen Standard-Beitrag eingefügt werden, bestehend aus Überschrift, Unter-Überschrift, Autor und Textkörper – alles jeweils in einem eigenen Absatz (also durch Betätigen der Enter-Taste voneinander getrennt). Der Textkörper sollte ruhig aus ein paar Absätzen bestehen und auch Absatz-Überschriften (Zwischen-Überschriften) enthalten, die vielleicht später vorkommen werden.

Es fällt auf, daß die Silbentrennung noch nicht aktiviert ist, also schnell noch aus dem Menü "Extras > Sprache > Silbentrennung" wählen und bei "Automatische Silbentrennung" ein Häkchen machen und die Silbentrennzone am besten auf 0,5 cm setzen. Na, das sieht doch schon besser aus, oder?!

Die Überschrift und die Unter-Überschrift sollen nun oben über dem gesamten dreispaltigen Artikel in voller Seitenbreite prangen. Hierzu müssen diese beiden Absätze und – das ist wichtig! – das vorangehende Seitenwechsel-Zeichen selektiert werden; dann wählt man aus dem Menü wieder "Format > Spalten > Eine". Das sieht dann so aus:

Vergißt man, auch das darüberliegende Seitenwechsel-Zeichen zu markieren, erscheint das Abschnittswechselzeichen des neuen einspaltigen Abschnittes unsinnigerweise am Beginn der neuen Seite und nimmt dort Platz weg (eine dieser "Eigenheiten" von Word):

OK, das war ein Dummy-Artikel (die Formatierung der Schriftart usw. kommt später); nun folgen die restlichen drei Seiten. Die vor-vorletzte Seite soll ebenfalls dreispaltig sein mit einspaltiger Überschrift und ebenfalls einspaltigem Schluß-Absatz. Also ans Ende des letzten Absatzes auf Seite 4 gehen, Absatzwechsel einfügen (Enter), fortlaufenden Abschnittswechsel einfügen, Seitenumbruch einfügen (Strg-Enter) – und schwupps! sind wir auf der Seite 5 gelandet. Hier machen wir mal das Gleiche wie auf Seite 4, mit dem Unterschied, daß der allerletzte Absatz des Textkörpers wieder einspaltig formatiert wird. Um nicht alles nochmal tippen zu müssen, markieren wir einfach alles auf der Seite 4 ohne das letzte Abschnittswechsel-Zeichen und kopieren es per Zwischenablage an den Beginn von Seite 5. Dann gehen wir zum Beginn des letzten Absatzes auf Seite 5 und sagen zum lieben Word: "Format > Spalten > Eine", und bitteschön "Anwenden auf: Dokument ab hier".

Alles klar, das war Seite 5 (die vor-vorletzte Seite); die beiden letzten Seiten der Zeitschrift (die beiden hinteren Umschlagseiten) sollen einspaltig bleiben. Also ans Ende von Seite 5 gehen und einen Seitenumbruch einfügen (Strg+Enter), auf der Seite 6 etwas Dummy-Text schreiben, dann einen Absatzwechsel (Enter) und wieder einen Seitenwechsel machen und auf der Seite 7 nochmal etwas Dummy-Text einfügen. Nun steht das Seiten-Layout unserer Beispiel-Zeitschrift. Dieses speichern wir mal ab als Dokumentvorlage "schritt1.dot".

3.4. Absätze formatieren und Absatzformatvorlagen erstellen

Nun machen wir unser Layout mal ein bißchen schön, indem wir den einzelnen Absätzen andere Schriftarten zuweisen und die Überschriften z.B. zentrieren etc. Anschließend sollten dann daraus Absatzformatvorlagen erstellt werden, die dann später beim Layouten der Zeitung den einzelnen Absätzen nur noch zugewiesen werden brauchen. Dies ist erstens komfortabler und gewährleistet außerdem ein durchgängiges, einheitliches Aussehen der gesamten Zeitschrift. Eine gute Zeitung sollte meiner Meinung nach aussehen wie "aus einem Guß" und nicht wie ein Konglomerat unterschiedlicher Formatierungsexperimente.

Das Editorial auf Seite 3 soll in einer großen Serifen-Schrift erscheinen. Der Einfachheit halber nehme ich mal "Times New Roman" mit einer Schriftgröße von 12 pt (pt = Points = Punkte). Wahrscheinlich ist diese Schrift schon voreingestellt, aber der Abstand zwischen den einzelnen Absätzen gefällt mir nicht – er soll doch bitteschön ein wenig größer sein. Also den Dummy-Text der Editorial-Seite markieren, einen Rechtsklick machen und aus dem Kontextmenü "Absatz" auswählen. Dort bei "Abstand Nach:" 6 pt einstellen. Alles klar. Und damit ich mir das nicht merken muß, mache ich daraus eine Absatzformatvorlage: "Format > Formatvorlage > Neu > Name: Editorial-Text > OK > Zuweisen". Das war's!

Nun das Gleiche mit den übrigen Absätzen auf den anderen Seiten. Für dieses Beispiel habe ich mal folgende Formatvorlagen definiert:

Diese Formatvorlagen habe ich dann allen Absätzen entsprechend ihrer Verwendung zugewiesen. Dem ersten Absatz des Beispiel-Standardbeitrages (Seite 4) habe ich noch einen großen Initial-Buchstaben verpaßt (Menü: "Format > Initial"). Bei den letzten drei Seiten habe ich mich teilweise nicht an die Regel gehalten, alles mit Hilfe von Formatvorlagen zu formatieren. Diese feststehenden Seiten, die ja in allen Ausgaben gleich sind, sind ausnahmsweise mal individuell gestaltet.

Übrigens kann man hier wieder eine der "Eigenheiten" von Word sehen:

Schwachsinnigerweise erstreckt sich hier die graue Schattierung der Überschrift auch noch auf den Seitenwechsel auf der vorhergehenden Seite. Der Grund für dieses unsinnige Verhalten ist, daß die Formatierung für den gesamten Absatz gilt, und das Seitenwechselzeichen gehört noch mit zum selben Absatz wie die Überschrift. Abhilfe schafft hier die Verwendung eines "Abschnittswechsel (Nächste Seite)" anstelle eines "normalen" Seitenwechsels (Menü: "Einfügen > Manueller Wechsel").

3.5. Inhaltsverzeichnis und Impressum anlegen

So, jetzt fehlen noch das Inhaltsverzeichnis und das Impressum auf Seite 2, für die ja Textfelder genommen werden sollten. Also mal auf Seite 2 gehen und "Einfügen > Textfeld" wählen. Der Mauszeiger wird daraufhin zu einem Fadenkreuz. Da man die genaue Position besser per Dialog exakt eingibt, ist es egal, welche Stelle auf der Seite damit unter Beschuß genommen wird. Dort erscheint jedenfalls nun ein Recheck mit diagonal schraffiertem Rand und einem blinkenden Cursor innendrin, der zum Schreiben einlädt. Zunächst jedoch sollte das Eigenschaften-Menü für dieses Textfeld aufgerufen werden: Rechtsklick auf den schraffierten Rand und "Textfeld formatieren" aus dem Kontextmenü wählen. Layout muß auf "Vor den Text" stehen, im Unterdialog (Button "Weitere") wählen wir unter "Bildposition": Horizontal (o) Ausrichtung: Rechts, gemessen von Seitenrand, Vertikal (o) Ausrichtung: Oben, gemessen von Seitenrand, und OK, und nochmal OK. Nun klebt unser Textfeld exakt an der oberen rechten Ecke der Seite. Selbiges läßt sich nun bereitwillig durch Ziehen des unteren linken Kästchens in der Größe ändern. Die Breite sollte etwa knapp die Hälfte der Seitenbreite betragen, und die vertikale Höhe entweder bis ganz nach unten – dann hätte man im Dialog vorhin auch direkt die Höhe exakt angeben können: Seitenhöhe - oberer Seitenrand - unterer Seitenrand = 29,7 cm bei DIN A4 - 2,4 cm - 2,1 cm = 25,2 cm – oder eben etwas weniger, so daß unter dem Impressum und dem Inhaltsverzeichnis noch Platz für weitere Angaben bleibt.

Mit dem Inhaltsverzeichnis kann genauso wie mit dem Impessum verfahren werden, außer daß man hier "Ausrichtung: Links, gemessen von Seitenrand" auswählt und unter "Farben und Linien" bei der Linienfarbe "Keine Linie" auswählt sowie unter "Textfeld" den inneren Seitenrand des Textfeldes links und rechts jeweils auf 0 cm einstellt.

Nun können diese beiden Textfelder mit Inhalt gefüllt werden. Hierzu definiert man am sich besten auch Absatz-Formatvorlagen, die dann auch in weiteren "Kästen" verwendet werden können. Ist aber nicht unbedingt erforderlich, da diese Seite auch "individuell" gestaltet wird. Ich habe folgende Formatvorlagen erstellt:

Die gepunkteten Linien im Inhaltsverzeichnis erhält man durch Einfügen von Tabulatoren, wobei man im Menü "Format > Tabstopp" wählt und bei "Ausrichtung: Rechts" und bei "Füllzeichen: 2 ........." angibt.

3.6. Kopf- und Fußzeilen erzeugen

Zu guter Letzt fehlen nun noch die Kopf- und Fußzeilen. Auch hierfür sollten wieder Formatvorlagen angelegt werden. Also Cursor auf Seite 1 und aus dem Menü "Ansicht > Kopf- und Fußzeile" ausgewählt"! Es erscheint oben auf der Seite ein mit einer gestrichelten Linie umrandeter Bereich, in dem unser Curser munter vor sich hinblinkt. Außerdem erscheint ein schmales Fensterchen zum Editieren der Kopf- und Fußzeile. Da auf der Titelseite keine Kopf- und Fußzeile zu erscheinen braucht, klicken wir am besten gleich auf den vorletzten Button dieses kleinen Fensterchens ("Nächste anzeigen"). Nun sehen wir die (leere) Kopfzeile der Seite 2. Dort geben wir mal Name, Ausgabe und Nummer der Zeitschrift ein, und zwar jeweils durch einen Tabulator getrennt, wobei der erste Tabulator ein zenrtierter und der zweite ein rechtsbündiger ist. Blöderweise macht Word die Tabulatoren nicht mittig bzw. rechts, also müssen wir wieder manuell ran: "Format > Tabstopp", und die beiden Tabstopps auf 9,2 cm bzw. 18,4 cm ändern, und die alten löschen. Nun stimmt's. Dann der Kopfzeile noch eine schöne Schriftart geben und diese dann gleich als Absatzformatvorlage abspeichern ("Kopfzeilentext"):

Jetzt die nächste Kopfzeile: "Nächste anzeigen". Das ist die Seite mit dem Editorial, also schreiben: "Editorial", und die eben definierte Formatvorlage "Kopfzeilentext" zuweisen. Nächste Kopfzeile – wir landen auf der Beitrags-Seite. Achtung: Nun sieht der fünfte Button von rechts des Fensterchens ("Wie vorherige") ziemlich "gedrückt" aus, und die Kopfzeile entspricht der von Seite 2! Da die Seite 4, auf der wir uns jetzt befinden, aber einen anderen Kopfzeilentext bekommen soll, muß dieser genannte Button durch einmaliges Anklicken "gelöst" werden, und zwar noch bevor etwas an dieser Kopfzeile geändert wird – andernfalls wird nämlich auch die Kopfzeile auf Seite 2 mitgeändert! Ok, kapiert, Button anklicken und schreiben: "Beitrag". Nächste Kopfzeile, selbes Theater: Button "Wie vorherige" lösen und schreiben: "Anlaufstellen". Weiter, "Wie vorherige" ausschalten und schreiben: "Anschriften / Mailinglisten". Hier mußte ich der Kopfzeile wieder die Formatvorlage zuweisen, da es anscheinend eine "Kopie" der leeren Kopfzeile von Seite 1 war. Nächste Kopfzeile: Da die letzte Seite keine Kopfzeile erhalten soll, "Wie vorherige" ausschalten und Kopfzeilentext löschen. Fertig: "Schließen" anklicken.

Nun dasselbe Spiel mit den Fußzeilen: Diese sollen außen die Seitennummern und innen ganz klein den Namen, die Nummer und die Ausgabe der Zeitschrift anzeigen. Wieder öffnet sich unser kleines Fensterchen, aber diesmal klicken wir zuerst auf den vierten Button von rechts ("zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln"). Wieder soll die Titelseite keine Fußzeile erhalten, also nächste Fußzeile. Jetzt sind wir auf der Seite 2. Diese liegt, wenn die Zeitung aufgeschlagen vor uns liegt, wie alle geraden Seiten links vom Falz. "Außen" ist also links, und genau dort soll die Seitennummer erscheinen. Also klicken wir doch mal auf den Button mit dem "#" ("Seitenzahl einfügen"). Anschließend einen Tabulator einfügen und die Ausgabe, die Nummer und den Namen der Zeitung in die Fußzeile schreiben. Nun noch den Tabulator formatieren (rechtsbündig bei 18,4 cm) und den Text ebenfalls:

Nächste Fußzeile, diesmal eine ungerade, also alles genau umgekehrt (Seitenzahl rechts, Angaben zur Ausgabe links). Dies so lange, bis alle Fußzeilen komplett sind. Wenn irgendwo eine Fußzeile fehlt, dann per Zwischenablage von einer vorherigen Seite eine kopieren. Dabei auf gerade/ungerade Seiten achten und immer "Wie vorherige" ausschalten!

In meiner Beispiel-Dokumentvorlage habe ich später noch eine zweite Beitrags-Seite (hinter Seite 4) eingefügt, damit ich auf 8 Seiten insgesamt komme, was einer realen Zeitung entspricht. (Die Seitenzahlen einer Zeitung müssen nämlich logischerweise immer ohne Rest durch vier teilbar sein.) Durch das Einfügen der Seite haben sich allerdings wieder die Kopf- und Fußzeilen der nachfolgenden Seiten verschoben, so daß diese wieder angepaßt werden mußten. Am besten erstellt man die Kopf- und Fußzeilen in einer Zeitschrift erst, wenn alle Seiten komplett sind und man am Seiten-Layout nichts mehr ändert.

3.7. Dokumentvorlage gebrauchsfertig machen

Die bisher erstellte Dokumentvorlage habe ich unter dem Namen "schritt2.dot" abgespeichert. Diese wäre jetzt eigentlich gebrauchsfertig. Ich würde allerdings die beiden Beitragsseiten (Seiten 4 und 5) wieder löschen und dafür nur eine leere, dreispaltige Seite einfügen, damit das Einfügen der einzelnen Beiträge nachher beim Erstellen der "echten" Zeitung einfacher geht. Außerdem würde ich noch ein paar optische Trennlinien auf diese leere, erste Beitragsseite bringen. Dabei kann es sich einfach um 20 bis 30 Zeilen aus ein paar Gleichheitszeichen handeln, zwischen die dann die einzelnen Beitragstexte kopiert werden. Ich kopiere beim Erstellen einer Zeitung nämlich immer erst alle Beiträge hintereinander und mache dann das Layout (Formatieren von Abschnitten für Überschriften, Zuweisen der Formatvorlagen).

Ohne diese optischen Trenner könnte man später beim "Layouten" der Beiträge nicht oder nur schwer erkennen, wo der eine Beitrag aufhört und wo der nächste beginnt. Diese Trenner werden nachher natürlich wieder entfernt.

4. Die Zeitschrift erstellen

Nachdem wir also nun so viel Arbeit in das Erstellen der Dokumentvorlage gesteckt haben, kann es endlich daran gehen, die Zeitung selbst zu erstellen. Erfahrungsgemäß wird man aber später noch Änderungen am Design vornehmen. Wenn sich an den "festen" Seiten später noch etwas ändert (z.B. die Kontaktadressen etc), dann sollten diese Änderungen natürlich in der Dokumentvorlage vorgenommen werden und nicht in dem Zeitschriftendokument selbst. Ergeben sich solche Änderungen erst während des Erstellens der Zeitung, dann sollten diese Änderungen parallel dazu auch in der Vorlage vorgenommen werden.

Die Standard-Schriftgröße für Beitragstexte kann je nach Erfordernis auch angepaßt werden, sollte jedoch innerhalb einer Ausgabe aus optischen Gründen möglichst gleich gehalten werden.

Das Erstellen der Zeitschrift erfolgt dann in mehreren Schritten:

4.1. Vorbereiten der Beiträge

Zuerst werden alle Beitragstexte korrekturgelesen und als Einzeldateien abgespeichert. Ich habe mir dazu anhand der Zeitschriften-Dokumentvorlage eine Beitrags-Dokumentvorlage gemacht, die nur eine einzelne leere Seite mit drei Textspalten enthält und natürlich alle Formatvorlagen. Der gesamte Text wird dann mit der Formatvorlage für Beitragstexte ("Normaltext") formatiert. Im ersten Absatz steht die Überschrift, darunter ggf. die Unter-Überschrift, dann der Autor ("von Vorname Nachname"), dann folgt der eigentliche Beitragstext. Zwischenüberschriften und Bilder werden in eigenen Absätzen in den Text eingefügt (die Größe eingefügter Bilder paßt sich dabei schon automatisch der Spaltenbreite an). Wenn alle Dateien vorliegen, sollten sie durch Umbenennen (Voranstellen einer 3-stelligen Zahl) in die richtige Reihenfolge gebracht werden, in der sie später auch im Heft erscheinen sollen (die Reihenfolge kann natürlich später noch geändert werden). Zeichenformatierungen (Fett-, Kursiv- oder unterstrichene Schrift) sollten dabei erhalten bleiben, wie vom Autor vorgenommen.

4.2. Anlegen eines neuen Dokumentes

Ein neues Dokument auf Basis der Zeitschriften-Dokumentvorlage wird erstellt. Als erstes werden die Fußzeilen angepaßt und ggf. die Dokumenteigenschaften eingetragen (Ändern der Ausgaben-Nummer etc.).

4.3. Einfügen aller Beiträge

Nun werden die einzelnen Beiträge nacheinander eingefügt. Hierzu wird jedes Einzeldokument geöffnet, alles bis auf die letzte Absatzmarke markiert und per Zwischenablage in das neue Dokument eingefügt, und zwar jeden Beitragstext zwischen zwei der "optischen Trenner". Zum Schluß sind dann alle Beiträge direkt "hintereinandergeklatscht" und optisch nur durch einen (später zu löschenden) Trenner ("======================") voneinander getrennt.

4.4. Layouten der Beiträge

Grundsätzlich gilt, daß ein einheitliches Aussehen angestrebt wird – daher sollen zum Formatieren der einzelnen Abschnitte ausschließlich die vorbereitenen Formatvorlagen verwendet werden. Es werden also keine Schriftarten direkt zugewiesen (außer in Ausnahmefällen zur Erzielung besonderer Effekte, die jedoch nur sehr sparsam eingesetzt werden sollten). Einzelne Beiträge sind durch Einfügen eines manuellen Wechsels "Fortlaufend" voneinander zu trennen (in bestimmten Ausnahmefällen auch durch "Spaltenwechsel"). Sofern der Folgeartikel auf der nächsten Seite beginnen soll, wird direkt hinter dem Absatzwechsel ein normaler Seitenwechsel (Strg+Enter) eingefügt. Um die Überschrift einspaltig zu bekommen, wird der betreffende Absatz und ggf. der vorangehende Seitenwechsel zusammen markiert (sonst erscheint unsinnigerweise das Abschnittswechselzeichen am Beginn der neuen Seite und nimmt dort Platz weg!) und der Absatz einspaltig formatiert. Anschließend folgen die Zuweisungen der Formatvorlagen, wobei die Überschrift noch größenmäßig angepaßt werden muß (Schriftgröße und ggf. Zeilenabstand).

4.5. Erstellen von Inhaltsverzsichnis, Kopf- und Fußzeilen

Ist alles formatiert, wird das Inhaltsverzeichnis manuell vervollständigt und anschließend die Kopfzeilen eingefügt. Wenn sich der Text einer Kopfzeile ändert, muß vor Editieren des Kopfzeilentextes der Button "Wie vorherige" deaktiviert werden, damit nicht unbeabsichtigterweise vorherige Kopfzeilen wieder geändert werden. Word bietet zwar auch eine Funktion zum Automatischen Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses, aber nicht immer eignen sich längere Beitrags-Überschriften für das Inhaltsverzsichnis und müssen deshalb sinnvoll gekürzt werden. Außerdem unterteile ich das Inhaltsverzeichnis nach Rubriken, und das geht meines Wissens nicht mit der automatischen Funktion.

4.6. Erzeugen der PDF-Datei

Um dann, nachdem man abschließend noch einmal alles kontrolliert hat, eine PDF-Datei zu erzeugen, wird auf den virtuellen Drucker "Acrobat Distiller" gedruckt. Wenn die erste Seite nicht ausgegeben werden soll, weil sie mit einem anderen Programm erstellt wird, dann muß bei der Angabe der zu druckenden Seiten "2-" eingegeben werden. Die erste (farbige) Seite wird dann später mit Acrobat an den Beginn der aus Word erzeugten PDF-Datei eingefügt.

Vor Beginn der Ausgabe sollten noch die Distiller-Eigenschaften kontrolliert und ggf. eingestellt werden:


Farbe vorsichtshalber auf "Schwarzweiß" stellen


Konvertierungseinstellung "Druckvorstufe" auswählen

4.7. Erstellen der Titelseite

Für die farbige Titelseite der Zeitschrift habe ich mir in CorelDRAW auch so eine Art Vorlage erstellt, die für jede Ausgabe angepaßt wird (Texte ändern, Titelbild einfügen):

Das Erstellen der PDF-Datei der Titelseite aus CorelDRAW heraus dauerte allerdings auf meinem 1,6-GHz-Rechner unter Windows 2000 geschlagene 15 Minuten bei 100% CPU-Last! (Unter Windows NT 4 bei 750 MHz waren es 37 Minuten!) Zum Vergleich: Früher auf meiner alten 166-MHz-Kiste unter Windows 95 betrug die Bearbeitungszeit weniger als 2 Minuten. Offensichtlich handelt es sich hier also um einen Bug beim Drucken aus CorelDRAW heraus. Umgehungslösung: Zeichnung in CorelDRAW als EPS-Datei exportieren (wird mehrere zig MB groß!): "Datei > Exportieren > Dateityp: Encapsulated PostScript (EPS)":

Dann die erzeugte EPS-Datei mit Acrobat Distiller in PDF umwandeln. Auch hier sollte wieder die Einstellung "Druckvorstufe" verwendet werden, die allerdings noch angepaßt werden muß. Hierzu in Distiller unter "Voreinstellungen > Einstellungen > Allgemein > Standardpapierformat" die richtige Seitengröße wählen (für DIN A4 z.B. 20,99 x 29,704 cm) ...

... und im selben Fenster unter "Erweitert > DSC" die Option "DSC-Kommentare verarbeiten" abschalten, damit die Seitengröße stimmt:

Die geänderten Konvertierungseinstellungen habe ich dann unter der Bezeichnung "Druckvorstufe (SB)" abgespeichert.

Die EPS-Datei kann einfach mit Drag&Drop in das Distiller-Fenster gezogen werden; die Ausgabe-PDF-Datei landet unter den gleichen Namen, jedoch mit der Endung ".pdf" im selben Verzeichnis (äh, Ordner). Anschließend kann die EPS-Datei wieder gelöscht werden.

Um die beiden PDF-Dateien (die aus Word und die aus CorelDRAW) zu einer einzigen Datei zusammenzufassen, wird eine der beiden Dateien in Acrobat geöffnet und die andere über die Menüfunktion "Dokument > Seiten einfügen" an die passende Stelle eingefügt. Anschließend wird die PDF-Datei unter neuem Namen abgespeichert und kann dann an die Druckerei versandt werden.

5. Eine Beispiel-Zeitschrift

Abschließend hier noch ein Beispiel [2702 KB] aus dem "wirklichen Leben". Inhalt der Zip-Datei:

(Zur Einsparung von Speicherplatz und Downloadvolumen wurden die in der CorelDRAW- und der Word-Datei verwendeten Bilder verkleinert. Im Original sind sie dagegen in höherer Auflösung vorhanden.)

Noch ein letzter Hinweis zu Schriftarten: Die Standard-Fonts von Windows sind hauptsächlich für die Anzeige am Bildschirm optimiert worden, machen sich aber beim Druck nicht so besonders gut. Zumindest für die Überschriften sollte man sich daher lieber nach etwas anderem umsehen. Eine Auswahl guter Schriftarten bietet z.B. der Franzis'-Verlag auf seiner CD "1.800 PROFI-SCHRIFTEN", für die ich damals ca. 50,- DM bezahlt habe. Ob es sich dabei um dieselbe CD handelt wie die heute stattdessen erhältliche CD "Schriften Superpaket" für ca. 29,95 € (mit ebenfalls 1.800 TrueType-Fonts), weiß ich leider nicht, aber ich nehme das mal stark an.


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